계약서, 설문 동의서 전자서명 필요?! 헬로사인 사용법

설문 동의서, 온라인 실험 동의서, 계약서, 설문 참가자의 전자서명을 받아야 하시나요? 상대방이 전자서명 없으면 어떻게 해야 하나요? 헬로사인 상세한 사용법!

 

 

설문을 돌리고, 계약서를 작성할 때 인터넷 문서 사인, 즉 전자서명을 요청드려야 하는 경우가 있죠? 참 전자서명 보내달라 하기에도 애매하고... 대량으로 해야 하는 경우는 또 여간 귀찮은 게 아니에요. 또한 상대방이 전자서명이 없는 경우도 많아요!

 

저는 온라인 실험을 하고 이에 따른 서명을 받을 일이 있었는데, 전자서명 가능한 프로그램을 찾게 되더라고요. 그러다 헬로사인(HelloSign)을 알게 되었습니다. 도움을 받았으니 보은 하는 차원에서? 한번 자세히 설명드려볼게요! (절대 광고 아닙니다! 돈 받은 적 없습니다! 단점도 함께 적어 두었습니다)

 

 

 

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0. 개요 및 로그인

 

마케팅 설문 혹은 심리학 실험 등을 진행하다 보면 다수의 사람들에게 피험자 동의서 서명을 요청해야 할 경우가 있습니다. 불가피하게 서면 서명이 불가능하면 어떻게 해야 할까요?

최근에 알게 된 한 서명 사이트 Hello Sign이 큰 도움이 되어, 물론 나는 한 달 무료 버전을 이용했지만, 한번 소개해보고자 합니다.

헬로사인 링크

로그인 | HelloSign

 

 

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로그인을 한 뒤에 메인 페이지입니다!

 

 

 

1. 요금

 

요금제를 먼저 살펴볼까요? 더 기능들이 있는데 아래 이미지가 너무 길어서 잘랐습니다 ㅎㅎ

우선 무료 버전으로도 3명에게 서명 요청을 해볼 수 있어요!

다만 템플릿 기능은 사용이 불가하군요. 그리고 링크를 통한 전송이나 대량 전송도 힘들어요. Essential이나 Standard를 하더라도 한 달 무표 평가판을 사용해볼 수 있습니다. 바로 취소가 가능하니 참고해주세요!

 

 

 

 

2. 무료 버전 문서 TEST (전자서명 가능한 문서 만들기)

 

무료 평가판 사용하기 전에 먼저 기본 기능 먼저 엿봐야겠죠? 무료 버전으로 한번 문서를 만들어볼까요?

문서 탭을 눌러서 서명 요청을 눌렀습니다. 이후에 서명을 원하는 파일을 업로드해주세요. pdf파일로 만들어 두셔야 올라갑니다! 여기서 이미 템플릿을 만들어 둔 경우는 앞서 만든 템플릿을 끌고 오면 됩니다. 다만, 이는 유료 기능입니다! 뒤에서 설명드릴게요.

 

 

 

 

 

 

 

이후 서명이 필요한 사람의 이름과 이메일을 입력해보세요. 우선 샘플로 본인 다른 이메일을 해보셔도 좋아요! 만일 링크로 하고 싶으시면 유료 버전을 하셔야 해요. 나중에 다시 알려드릴게요!

서명인을 추가하고 넘어가면 이제 서명이 필요한 부분 필드를 배치할 수 있어요. 이렇게 왼쪽에서 필요한 것을 문서로 끌고 와서 원하는 위치에 올려두시면 됩니다.

 

 

 

참고로 이메일 주소는.. 조금 기능이 애매하더라고요. 제대로 된 이메일 주소를 피험자분이 입력하셨는데, 이메일 형식이 아니라고 거절된 적이 있었어요. 참고해주세요! (살펴보니 이메일 @ 앞단이 너무 길어서 그랬던 것 같아요. 안되신 분 이메일이 이런 형식이었습니다. axxxxxxxxxxxa@kaist.ac.kr (카이스트 메일 자체는 문제가 없었습니다.)

이렇게 체크 박스도 입력 가능합니다. 다양한 기능들이 있으니 살펴보세요!

이렇게 텍스트 상자에 원하는 text 가 뜨도록 만들 수도 (자리 표시자 텍스트에 입력하시면 됩니다) 있고 필수 항목이 되도록 지정할 수도 있습니다.

필드 이름을 잘 입력해주면 나중에 대량 전송에서는 유용합니다! 엑셀 다운로드할 때 열 이름으로 나옵니다.

그리고 유료 기능에서는 숫자만 입력하게 하기 등도 제한할 수 있어요!

이후 메시지와 함께 서명인에게 이메일을 전송할 수 있습니다.

이메일을 확인해볼까요? 이메일을 확인한 뒤 검토 및 서명을 누르면

이렇게 문서가 나오고 서명 가능합니다. 가장 궁금하실 전자 서명 보시면 직접 손으로 서명을 그릴 수 있어요!

 

 

 

 

 

 

 

여기서 이제 자기 이름을 직접 키보드로 입력하는 옵션도 있는데, 제가 최근에 한 설문은 그렇게 서명하신 분들은 다시 다 요청드려야 했어요 ㅠㅠ 키보드 입력을 안되게 막는 기능은 없는 것 같으니, 필요에 따라 미리 고지를 해주세요!

마지막으로 설문 참여자들이 서명을 하면 동의된 문서 pdf가 다운 가능한 메일이 날아옵니다. 혹은 hello sign 문서 페이지에서도 받을 수 있어요.

하지만 여러 사람에게 보내기, 성함과 이메일을 모를 때 링크로 보내기 등은 유료 기능입니다! 후에 설명 또 나옵니다.

다른 예시 하나 더 보여드릴게요. 성명과 이메일을 통하여 서명을 요청드린 경우에, 이렇게 성명을 추가해놓으면 성명이 자동 입력됩니다. 이메일도 자동 입력돼요!

참고로 서명 날짜도 자동으로 그날그날 맞추어 입력되게 만들어 놓을 수 있습니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. 헬로사인 유료버전 업데이트 (무료 평가판 한 달 사용 가능)

 

 

헬로사인 Standard와 essentials 버전의 가장 큰 차이는 바로 "대량전송"기능인 것 같아요. 나중에 대량 전송 기능을 보시고 어떤 버전을 하실지 고민해보세요. 또한 Standard 같은 경우에는 (물론 무료 버전은 상관없지만) 2 사람 이상 동시에 구입해야 합니다.

저는 대량전송 기능을 위해서 Standard를 해보겠습니다.

참고로 , 대량 전송 없이도 무제한 서명을 요청할 수 있습니다. 링크를 통해서 보낼 수도 있고 앞서 무료 버전에서 처럼 이메일을 입력하고 메시지를 보낼 수도 있어요! 다만 이도 단점이 있는데 지금은 헷갈리실 테니 추후 다시 설명드리겠습니다. 하시기 전에 나중에 6번까지 읽고 오시는 것이 좋을 거예요!

저는 STANDARD 무료 평가판 시작을 누르고 청구 정보를 입력한 뒤 업그레이드했습니다!

 

 

 

 

 

 

4. 템플릿 만들기!

 

 

이제 템플릿 만들기 기능이 사용 가능합니다.

템플릿 만들기도 별거 없습니다. 앞서 설명한 문서에서 처럼 유사하게 하시면 됩니다!

우선 처음에 서명인 역할 추가를 하라 해서 설문 참여자라고 적고 넘어갔습니다.

이후 참조 수신인, 제목과 서명인에게 보내는 메시지를 적을 수 있습니다.

 

이후 만드는 것은 2번에 나온 것과 유사하니 생략합니다.

이렇게 템플릿을 하나 만들어 놓으시면 문서 혹은 대량전송 기능에서 템플릿을 불러와서 사용하실 수 있습니다.

 

 

 

 

 

 

 

5. 링크로 공유하기

 

 

링크로 공유하는 방법은 먼저 템플릿을 들어가서

우측 하단에 템플릿 링크 만들기를 누르면 됩니다. 나머지는 또 동일하니 생략할게요! 해당 방법의 단점은 6번에서 설명할게요.

 

 

 

 

 

 

6. 문서와 템플릿의 단점!

 

 

문서와 템플릿의 너무 큰 단점을 찾았습니다... 바로 대량으로 전송할 경우에 서명인들의 문서를 하나하나 다 다운로드 받아야 해요. 즉 한 번에 다운로드하는 기능이 없습니다.
(그것도 모르고 했다가 서명받은 400명 문서를 하나하나 다 다운로드하였어요..) 따라서 대량 전송 기능이 존재하는 것 같습니다.

그리고 서명인들이 문서에 기입한 정보 같은 경우도 한 번에 엑셀 등으로 다운로드하는 것이 불가능합니다. 이건 대량 전송 기능도 안 되는 것 같네요.. 기능 추가해달라고 문의 넣어놨습니다 ㅋㅋㅋ

이 것을 고려해서 유료 어떤 버전을 사용할지 결정하세요!

 

 

 

 

 

 

7. 전자서명 문서를 대량 전송?!

 

 

좌측 상단에 대량전송을 눌러보세요. 다만 미리 서명받고자 하는 문서의 템플릿 추가를 해두어야 합니다!

이후에 서명인을 CSV로 업로드하라고 뜨네요. CSV 템플릿을 눌러 양식에 맞게 만든 뒤 업로드해줍니다.

그런데!! 저장할 때 꼭 UTF-8 쉼표로 분리 이 기능으로 하면 인식이 안되더라고요... 홈페이지 설명에는 CSV로 해서 문제가 있으면 UTF-8로 하라고 하던데.. 저는 그냥 기본 CSV로 했습니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

pin이라고 되어 있는 부분은 무시했습니다 (설명이 없더라고요)!

cf) 참고로 샘플로 다운 받아지는 excel파일의 열 이름은 각자 템플릿마다 다를 수 있으며 바꾸지 말라고 합니다. 그리고 csv에 입력 항목을 수정할 수도 있는데 조금 불완전한 기능인 것 같습니다. 하단에 영어로 캡처된 부분에서 설명이 나와 있으니 참고해보세요!

 

업로드 후 전송을 누릅니다. 그러면 문서>대량 전송 부분에서 이렇게 한 번에 관리할 수 있어요!

이게 기본적으로는 외국 사이트다 보니 단점이 있는 것 같은데, 진행상황을 보니 한글이 다 깨져 있었어요. 혹시 관계자분 보시면 이 기능은 고쳐주셔야 할 것 같습니다. (이렇게 깨져서 UTF-8을 한 건데 저의 경우는 오류가 생기더라고요)

 

 

 

 

+ 하나 더 추가하면 다행히 글씨가 깨졌더라도 일단 잘 보내진 것은 같은데 다시 한번 대량전송 기능을 test 해보니.. 메일이 안 가더라고요? 여러분은 하시게 되면 꼭 지인 메일로 먼저 test 해보시고. 그리고 이후에 잘 되면 보내길 추천드립니다. 한글과의 호환성 문제인지.. 애매하네요.

 

+ 여기에 오류가 뜰 경우 어떻게 해야 하는지 설명이 나와 있는데.. 이것도 조금 이상해요. csv 열에 "name"과 "email_adress"라고 열 이름을 지정해야 한다고 하는데..

그 이후에 설명 보면 csv에 "name_filed"라고 하고 꼭 템플릿에는 name으로 하라고 나와있네요.. (아마 이름 말고 다른 필드를 추가할 때의 예시를 든 것 같은데.. 어쨌든 전 이거 저거 해보다 포기했습니다..!

그래도 유용한 기능이 많으니 잘들 활용해보세요!

 

 

 

 

대량 전송의 경우 한 번에 pdf 파일을 받을 수 있는 장점이 있습니다. 우측 점 3개를 누르면 서명된 문서 다운로드가 있습니다. 이를 누르시면 메일로 다운로드 링크가 전송됩니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

8. 알림 설정 기능& 헬로사인 평가판 취소 방법

 

 

이게 알림 메일이 진짜 많이 와요. 우측 상단 프로필에서 설정 누르시고 프로필 누르시면 다양한 설정이 있으니 참고해서 해보세요 ㅎㅎ

그리고 청구를 누르시면 요금제 해지 기능이 있습니다.

 

 

 

헬로 사인 어떻게 유용한 정보가 되었나요? 이제 피험자 동의서 혹은 계약서 쉽게 가능하실 것 같죠! 또 다른 유용한 정보 몇 가지 더 소개드려요!

 

 

 

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